Dokumentenmanagement gestern und heute, d. h. welche Änderungen können vorgenommen werden? webcon
  • Kai Paul
Elektronischer Dokumentenfluss

Dokumentenmanagement gestern und heute, d. h. welche Änderungen können vorgenommen werden?

Das Dokumentenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit eines jeden Unternehmens. Noch bis vor etwa einem Jahrzehnt waren alle Unternehmen und Organisationen zu einem traditionellen Workflow verdammt, bei dem die gesamte Dokumentation in Papierform erstellt, gespeichert und bearbeitet wurde. Der traditionelle Dokumenten-Workflow hat heute ausgedient, und Unternehmen, die sich seiner Unzulänglichkeiten bewusst sind, sind bereit, ihn durch sein elektronisches, moderneres Äquivalent zu ersetzen.

Warum war der traditionelle Workflow im Unternehmen ineffizient?

Im traditionellen Workflow waren alle Dokumentationsressourcen des Unternehmens in Papierform vorhanden. Leider war ein solches Dokumentenmanagement mit zahlreichen Schwierigkeiten und Problemen verbunden. Schriften, die in einem physischen Archiv gespeichert waren, waren täglich dem Risiko ausgesetzt, verloren zu gehen, zerstört oder übersehen zu werden, und konnten von praktisch jedem eingesehen werden. Der traditionelle Umlauf von Dokumenten in einem Unternehmen war auch mit Unordnung und Schwierigkeiten bei der Arbeit verbunden - die Mitarbeiter mussten oft wertvolle Zeit mit der Suche nach notwendigen Dokumenten verschwenden, die dann wochenlang auf ihren Schreibtischen lagen und den Eindruck von Chaos und schlechter Arbeitsorganisation erweckten.

Die Verwaltung von Papierdokumenten war zudem mit hohen Kosten verbunden. Die Unternehmen mussten ihr Geld investieren, um Papier, Druckfarbe und die gesamte Infrastruktur zu kaufen und den Unterhalt des physischen Archivs sowie die Vollzeitstellen der Verantwortlichen für die Organisation des Archivs zu finanzieren. Nimmt man noch die möglichen finanziellen Verluste hinzu, die durch den Verlust wichtiger Dokumente oder den Abfluss vertraulicher Daten entstehen können, ist es völlig gerechtfertigt, nach einer Lösung zu suchen, deren Implementierung all diese Probleme effektiv beseitigt. Eine solche Lösung ist bereits verfügbar und als elektronischer Workflow bekannt.

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Wie unterscheidet sich der elektronische Dokumentenfluss von seinem Vorgänger?

Der elektronische Dokumenten-Workflow beseitigt die meisten der Hauptprobleme, die mit der Arbeit mit Dokumenten in Papierform verbunden sind. Die Digitalisierung von Ressourcen und ihre Speicherung in elektronischer Form auf Servern oder in der Cloud, lässt uns das Problem des versehentlichen Verlusts, der Zerstörung, des Übersehens oder der Schwierigkeit, einzelne Briefe zu finden, vergessen. Der Zugriff auf alle gesammelten Unterlagen ist sofort möglich, so dass Sie sich effizient in den Ressourcen des Unternehmens bewegen können, ohne unnötige Zeit zu verschwenden. Die Dokumente sind für die Mitarbeiter in der Zentrale und in den Niederlassungen sowie für die Außendienstmitarbeiter einfach und gleichermaßen zugänglich.

Hohe Sicherheitsstandards und die Möglichkeit, Zugriffsrechte genau zu konfigurieren, schützen sensible, vertrauliche Unternehmensdaten davor, in die Hände von Unbefugten zu geraten. Die Umstellung der Papierdokumentation auf Elektronik ermöglicht es, Ordnung in das Unternehmen zu bringen, Papierstapel von den Schreibtischen zu beseitigen und Qualitätsentscheidungen zu beschleunigen. DMS-Systeme, die das Dokumentenmanagement realisieren, bieten auch umfangreiche Möglichkeiten zur Verbesserung und Beschleunigung von Prozessen, die mit dem Workflow von Aufgaben, Informationen und Dokumenten verbunden sind. Die Möglichkeit ihrer einfachen und problemlosen Integration in bereits im Unternehmen arbeitende Systeme ermöglicht eine reibungslose Implementierung neuer Software.

 

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